Réunions des 5 & 12 Juin 2009 "Tournoi Free du 20 Juin":

Le tournoi aura lieu le samedi 20 Juin 2009:
- Début du pointage 9h00
- Fin du pointage 9h45
- Attribution des places & installation aux tables : 9h45 à 10h00
- Début du tournoi: 10h00

En cas d'absence au lancement du tournoi:
- les joueurs ayant prévenu à l'avance auront leur tapis maintenu jusqu'à la première pause au grand maximum (après 3 niveaux de 40 minutes), soit 12h00,
- les joueurs qui n'auront pas prévenu pourront arriver jusqu'à la fin du 1er round, soit jusqu'à 10h40;

Après ces laps de temps donnés, les tapis seront retirés sans possibilité de réclamation, pour la bonne poursuite du tournoi.

Pour un bon accueil des joueurs, il faut que les organisateurs du tournoi (membres du bureau & membres actifs) soient sur place entre 8h00 et 9h00.

L'accueil sera confié à 3 personnes:
- 1 pointage pc
- 1 inscriptions
- 1 attribution des jetons

Besoins en matériel organisation:

- PC => Vidéo projecteur, vu avec Roineuf
- Ecran pour projection: Dark Shadow a 1 écran
- PC portables: 2 (Aguillem & Camus)
- Chaises supplémentaires (Jakk s'en occupe)
- Nouveaux jeux de cartes (Nono a commandé 2 cartons (1 rouge et 1 bleu)de 12 jeux Copag)
- Jetons: stacks constitués avec les jetons de jeu actuels + "anciens" jetons quasiment identiques
Nécessité de recompter pour ajuster les stacks (Voir structure 80 joueurs avec stacks différents)
- Sonorisation
- Rallonges et multiprises: Nono
- Sacs pour les stacks: prévoir achat
- Fiches du suivi du stack: Bru-yes


Besoins en personnes organisation:

- Accueil: 3 personnes (pc/inscriptions/jetons)
- Directeur du tournoi: Yo
- "pc éliminations": 4 personnes pendant le tournoi (Nono, Aguillem, Kerms & Flush)
- Litiges: Yo et Campo
- Chips Races: tous les membres du bureau sauf ceux occupés au bar.
- Buvette: 2 personnes à chaque pause (prévoir roulement)

Restauration:

Matin: café + croissants?

Journée:
- Pas de repas prévu > pause de 12h00/13h30 les joueurs vont se restaurer à l'extérieur ou amènent de quoi manger sur place: prévoir petit coin avec quelques tables (fonction du temps possibilité dehors sur la pelouse).

Café: prévoir café soluble + 1kg sucre morceaux/ Cafetière Nono
Acheter gobelets plastique (assez résistants à la chaleur),
Prévoir petites cuillères et/ou touillettes

Boissons: Coca + Sprite + Schweps agrumes + Ice Tea + Gini

Friandises: Sucettes + Mars + M & M's

Soirée:
Il a été convenu qu'il serait nécessaire de fournir quelque chose de plus solide pour les quelques joueurs et les bénévoles encore présents en soirée.
Achat de poches de chips et de quelques baguettes pour faire des sandwiches pour environ 20 à 30 personnes (vu suggestion parents Nono 16/06/09).
Prévoir couverts (couteaux) pour faire les sandwiches + assiettes éventuellement.


Lots du tournoi:
10 premiers auront 1 t-shirt

Table finale à 9 (+ croupier)
>> Achat de magazines,
- Chèques-cadeaux Go Sport?: Aguillem se renseigne
- Jeu de cartes (1 de chaque couleur Copag)
- Coupe pour le vainqueur + bon pour gravure

Nono se renseigne auprès de Cultura, tandis que Aguillem aura la réponse de Go Sport le lundi 15 Juin.
Décision définitive d'attribution des lots mercredi 17 Juin.