Compte-rendu de la réunion du 03/07/2024

14 membres présents : Cédric Reichlin absent. Début de la réunion : 19h10

1) Validation du compte rendu de l’AG du 9 juin 2024
Le compte rendu est approuvé à l’unanimité.

2) Les règles d'or du bureau
3 règles seront mises à l’honneur :
- « on dit ce qu’on fait, on fait ce qu’on dit...» . Dans les manifestations on donne la main en tant que membre du bureau.
- « Convivialité entre membres du bureau »
- « on n’est pas au service des membres 24h/24h ». Chacun à droit de prendre une pause, un recul, etc.

3) La Comptabilité (Organisation du poste et périodicité des compte rendus)
Le rôle du trésorier Cédric et de ses adjoints Sébastien et Arnaud G est détaillé.
- dépôt d’argent en banque : le trésorier et ses adjoints.
- compte rendu régulier au bureau à l’occasion des réunions (stocks et montant caisse avant et après les manifestations, bilan à jour....).
- Tous les achats : doivent être validés avant par : le trésorier et ses adjoints et/ou le président. Ils ne seront remboursés que sur présentation de factures ou tickets de caisse.
- Proposition de l’achat d’un logiciel dédié à la compta « Bassociation » à 7€ par mois, sur les conseils du trésorier. Il doit permettre de gérer et faire plus facilement le bilan annuel. 3 membres pour gérer ce logiciel : trésorier et ses adjoints. L’achat est validé par tous les membres présents.
- Présentation par le président du prévisionnel 2024/2025 des recettes et dépenses. Ce tableau sera remis à jour régulièrement et présenté en réunion.

4) Le secrétariat (le rôle et les tâches du poste)
Sont concernés le secrétaire Renaud et sont adjointe Justine.
- Gestion des inscriptions,
- Listing des membres à jour de leurs cotisations en lien avec Fabrice Bertrand pour diffusion sur le site du club,
- Information au bureau des données administratives, préfecture, mairie et du contexte juridique.
- Adresse mail du club : royal.flush.apc@gmail .com

Il faudra ajouter et donner le mot de passe à : Renaud, Cédric, Arnaud G, Yohan M, Sébastien, Justine, Emelyne...

5) Prix de l'adhésion au club et réflexion sur la règle du don
- Pas d’augmentation du prix de l’adhésion ANNUELLE qui reste à 100€.
- Le second semestre (à partir du 1er février) verra une adhésion à : 70€
- L’adhésion OnLine reste également à 30€ (hors Trophy)
- Règle du don : suite à des rumeurs issues de règlements ou règles peu claires, entendues ou lues ces dernières années : « une adhésion ne pourrait être redistribuée aux joueurs sous forme de dotations ». Du coup on a transformé le terme adhésion par le terme don. Sachant qu’on peut faire ce qu’on veut avec un don.
- Également : la déduction du montant de l’adhésion des impôts via une attestation du club ne semble pas valable. Il est décidé de ne plus délivrer ces attestations à l’avenir.

Renaud et Yohan doivent modifier avant septembre le bulletin d’adhésion pour intégrer ces points : don, attestation, adhésion gratuite.....)

6) Championnat par équipe (organisation, les attentes du club et les attentes des responsables TIC)
- Bob et JP seront les seuls responsables (capitaines) de l’équipe et de son organisation : choix des joueurs, entraînements, déplacements.....
- Le club prendra en charge la totalité des repas et de bouteilles d’eau pour l’équipe. Les frais de carburant et d’hébergements ne seront pas pris en charge.
- On veut organiser une manche TIC cette année pour augmenter les recettes du club (approximativement 700€ en plus) . On se positionnerait sur la première étape de la saison si c’est possible.
- Le suivi des étapes se fera via Discord par les capitaines au cours de la journée de compétition (sortants, en jeux, stacks....).
Projet des capitaines :
- Ils veulent un turn-over des joueurs sélectionnés tout en les fidélisant, l’objectif principal est l’esprit de cohésion d’équipe. Pour la sélection : il faut se porter volontaire : les capitaines expliquent : la porte de l’équipe n’est pas fermée mais elle n’est pas ouverte pour autant. Ils restent toujours les décisionnaires.
- Cours de POKER : ouverts à tous certains Mercredi : mais il faudra les suivre dés le début car il y aura une progression dans l’acquisition des fondations pokeristiques qui nécessite une assiduité des « élèves ».
- ESSAI proposé : durant les soirées qui ne comptent pas au classement on pourrait jouer en Sit&Go par équipe en version TIC. Le bounty serait l’équipe TIC du club avec des goodies à gagner. Ça permettrait de jouer cette version de poker en équipe et de voir les techniques appliquées par notre équipe TIC. Ce serait également l’occasion d’ouvrir à des équipes extérieures (Mansle, Cognac, MPC, etc.)
- Équipe TIC : des règles d’or et de déroulement de l’année, édictés par les capitaines s’imposeront aux joueurs de l’équipe favorisant les comportements irréprochables. L’objectif étant d’être à son maximum de possession de ses moyens lors des étapes pour obtenir les meilleurs résultats possibles et valoriser l’image du club. Certains comportements ne seront plus acceptés.
Voici ces règles d’or présentées par les capitaines :
N°1 - Le premier Bust de la manche s'il se situe entre 8ie/6ie place devra deal sa table pour le 3 Lefts.
Obligation qui permettra aussi de prendre des infos sur les joueurs ou prise de note autour des tables.
N°2 - Le comportement de chacun devra être à l'image de l'équipe donc on reste respectueux aux tables et en dehors.
L'objectif qui sera demandé par les capitaines Bob et JP au joueur , sera la qualification à la demi finale TIC CEFPA. Il n’y a rien de plus simple, nous chercherons à jouer le haut du tableau toute la saison.
Nous demandons à chaque joueur de l'équipe de la discipline, rigueur, cohésion d'équipe, entraide/échange. Chaque décision finale reviendra aux capitaines (si on va en demi finale on ne pourra emmener que 10 joueurs par étape, donc des choix stratégiques pourront être faits). CETTE DÉCISION NOUS REVIENDRA ET ON ASSUMERA NOS CHOIX. Le président et ses deux vice présidents nous ont donné ce rôle. On va tout donner pour emmener le club au plus haut et représenter Royale flush .
- Toutes personnes qui n’est pas en accord peut venir nous voir pour en discuter sans souci . Que toutes les choses soit claires avant le début de l’année .
- On a pour objectifs de créer une équipe ultra soudée, donc on ne veut pas de jalousie dans l'équipe (ex: si on sort un joueur pour un autre. On devra prendre des décisions radicales pour le bien de l'équipe). Nous pensons que la victoire passe par un gros collectif soudé et une entente entre coéquipiers est indispensable .
On demandera à l'équipe d'être le plus présent possible aux activités comme au exo et aussi le vendredi soir pendant les soirées TIC qui seront organisées occasionnellement . Absence possible pour cause de boulot, famille, etc ... no souci. Juste prévenir en avance pour mieux s’organiser. Chaque joueur sera sélectionné par les capitaines et personne d'autre ne pourra venir changer la décision. Nous ne fermons pas la porte à des futurs arrivants mais nous n’ouvrons pas non plus !!! Ce qui veut dire que si une personne veut
s'intégrer il va falloir passer par pas mal d'étapes pour voir son intégration aboutir. Référez vous aux capitaines pour plus d’informations.
Maintenant sur le comportement on demandera d’être corrects, ponctuels. Attention aux excès de la vieille nous serons très ferme la dessus. Si nous prenons un joueur c’est qu’on compte sur lui toute l’année .

Nous on fera des sacrifices pour l'équipe pour que vous puissiez atteindre l'objectif demandé, donc on veut aussi le retour de chacun.
Que ce soit le mercredi soir ou les exos proposés, le but est d'avoir un max de contenu pour échanger.
Et une dernière chose : on demandera le respect de nos règles de bonne conduite mais on en reparlera ensemble !! C’est ultra important

7) GRAP et FFPA (Explication du rôles des deux organisations de poker)
le G.R.A.P.(Groupement Régional des Associations de Poker), a pour vocation de rassembler et de mutualiser les Clubs de Poitou-Charentes autour d'un cadre commun : la promotion du poker amateur.
La Fédération Française de Poker Associatif (F.F.P.A.), Ses objectifs : structuration, représentation du poker associatif auprès des autorités (ministères, Arjel...), actions spécifiques de lutte contre l’addiction et bien sûr la mise en place de partenariats pour proposer les plus importantes compétitions live réservées au poker associatif.
Il serait intéressant de positionner un membre du bureau au sein du GRAP : Justine se propose. Dans cette idée, seront présents à la prochaine réunion du GRAP : Justine, Sébastien et Yohan. Ils nous tiennent au courant.

8) Relation avec les instances
Yohan s’occupe des relations avec les instances.

9) Poste informatique
Fabrice s’occupe de ce poste de web master.

10) Prize-pool et répartition des dotations et trophées
Arnaud C a fait un prévisionnel dotations sur une base de 7000€ à l’année.
Sachant qu’une question se posait : on fait 2 « semestres » (à 5 mois de septembre à fin janvier et de février à fin juin) ou 3 trimestres comme avant.
La décision est de partager l’année en 2 « semestres ». Justine à travaillé sur un calendrier de 31 parties au total. Ce calendrier sera diffusé sur le site etc.
VOIR EN PIECE JOINTE (ce calendrier peut connaître des modifications mineures ultérieures)
- Table des champions 2023/2024 : elle aura lieu le Vendredi 20 Septembre en même temps qu’une partie portes ouvertes.
Sont sélectionnés : Lesecondbar, Bob007, Beegosse, TtenduNatacha, Hibernaatus, Speed16, Bruyes, Fox, David

Pause repas avec PIZZA COSY livrée par FOX reprise 21h30

- Trophée de la table des champions : on s’orienterait vers un format : cache carte ajouré plaqué argent (visuel présenté par le président) avec nom du club et année.... Le tarif est en attente sachant que deux sponsors pourraient le financer entièrement. C’est validé par les membres présent moins une voix.
- Arnaud C présente le prizepool pour 2024/2025 (VOIR PIECE JOINTE).
Des échanges ont lieu sur la dotation du live de la ligue des clubs.
- Classement des kills : on maintient mais sans dotation, un badge sera ajouté au pseudo du meilleur killer de l’annuel.

- Trophées des APT, Main et annuel : Arnaud C fera une proposition à 500€ pour l’ensemble.
- Dotations : tickets poker ou/et bons d’achat : après des échanges de points de vues on maintient les bons d’achats et les tickets poker.
- Les dotations de l’année N-1 peuvent être déduites du montant de l’adhésion de l’année N (à gérer au moment des inscriptions entre Yohan et Renaud).

11) Organisation des évènements du club
- APT et Main : c’est Yohan qui gère l’organisation.
- Date de l’open 2024/2025 : date à préciser au cours d’une prochaine réunion.
- APT de Cœur : on adopterait une version Mystery.

12) Relation Winamax
Présentation de Fabrice responsable de ce poste.
- Tout se passe bien avec Winamax . Contrat (2024/2025) revu à la hausse avec 600€ de plus de dotations (2 package live de 300€).

13) Communication sur les réseaux sociaux
Fabrice et Arnaud C sont responsables de ce poste.

14) Organisation de la buvette
Responsables de ce poste Emmanuel, Stéphane et Franck.
- Les achats se feront en évitant les achats en gros diminuant ainsi les problèmes liés au : lieux de stockage, péremption des produits, stocks dormants, immobilisations financières....
- Les achats se feront chez notre partenaire Super U pour une question de fidélité.

15) Partenariat et projet (calendrier + projet à réfléchir)
Justine sera responsable de ce domaine.
- Partenariats et projets pour contrats avec les partenaires anciens et nouveaux. A l’étude Super U, Pizza Cosy............................
- Justine propose de réaliser un « Book » présentant l’association et ses activités à fournir aux partenaires, sponsors actuels et à venir.
- Justine et Sébastien proposeront d’autres projets très vite.

16) Organisation des vendredis et APT
Le problème principale est l’ouverture et fermeture de la salle, mise en place des tables, des stacks, nettoyage, tenue du bar, poubelles, etc....
Après quelques échanges il a été décidé :
- 2 membres du bureau seront planifiés par vendredi à l’année pour ouverture et fermeture salle, y compris installation tables, stacks, etc ... (en cas d’impossibilité un membre pourra échanger son soir avec un autre).
Ça représente une astreinte de chaque membre un vendredi sur 7.
- c’est Arnaud G qui réalise ce calendrier et le gère.
- Ces 2 membres seront aidés par un adhérent (ou plus) volontaire : un calendrier sera mis à la disposition de tous les adhérents pour s’inscrire sur un ou des vendredis. L’objectif est d’aider les deux membres désignés pour ouvrir et fermer la salle (toutes les opérations annexes).

- Début du tournoi à 20H15 « pétante » pour lutter contre les retards chroniques.
- Tables à sept max donc TF à 7 également .
- Les stacks ne tournent pas.
- La première pause reste à 25 minutes pour permettre de se restaurer, d’échanger et faire fonctionner le bar.
- Pour les points du classement annuel :
- Révision du classement des points : l’écart entre le 1er (approximativement 800 pts) et le second (approximativement 500 pts) du vendredi était trop important. Par contre la répartition des points était équilibrée dans la suite du classement. Cet écart de 300 points rendait difficile la remontée au classement et pouvait décourager les joueurs. Du coup nous commenceront le classement en 2024/2025 au niveau des points qu’avait le second du classement l’an dernier. En gros le premier gagnerait 500, le second 400, etc...
- les parties Joker reviennent : on gardera les 12 meilleurs résultats de chaque joueur par semestre.
- pour marquer au semestre il faut faire parti des joueurs restants quand 50% ont quitté le tournoi (pas de changement)
- Fabrice mettra à jour le règlement en tenant compte de ces changements.
- Les informations importantes doivent continuer à être diffusées en priorité sur le forum (PV AG, PV réunion, etc...)
- Pour les APT il faut au moins 5 membres présents en fin de tournoi pour ranger.
- CRIC : participation des 6/7 premiers joueurs volontaires au classement (avec une participation de 100€ par joueur) . Liste des joueurs à préciser ultérieurement

Fin de la réunion 23h10

Lexique des membres du bureau 2024/2025 et pseudos :

Sébastien Chabot Chab/Hibernaatus Président
Yohan Mercier Goku San vice président
Arnaud Guillon TtenduNatacha Vice président
Renaud Dussaillant Renaudangouleme Secrétaire
Justine Valentin Just In Secrétaire Adjoint
Cédric Reichlin BeSmart Trésorier
Arnaud Clapaud Beegosse Responsable Communication
Fabrice Bertrand Fabs WebMaster
Kevin Brouillet Bob007 Capitaine TIC
Jean Pierre Pastor Lesecondbar Capitaine TIC
Justine Valentin Just In Chargée de projet
Emmanuel Pellet Manu17 Achat + Responsable Bar
Stéphane Buchemeyer TbetouKoi Responsable Bar
Franck Lecler Yukorn/Yuki Responsable Bar
Quentin Urbain Dreams Consultant
Jeremy Moreau Sandwichauthon Audiovisuel + consultant